Yaz döneminin sona ermesi ile birlikte; tatilden ya da memleket ziyaretinden dönen birçok kişi, pek çok farklı alanda düzenlenen şehre dönüş etkinlikleri ile buluşuyor. Okula dönüş festivali, şehir lezzetleri, müzik ve sanat alanında düzenlenen etkinlikler, binlerce kişiyi bir araya getiriyor. 

Yarışmalar, sergiler, film festivalleri, söyleşiler ve farklı atölye çalışmaları da düzenlenen etkinliklerin bir parçası olabilir. 

Genellikle yetişkinlere hitap eden şehre dönüş etkinlikleri arasında çocuklar için özel olarak gerçekleştirilen “okula dönüş etkinlikleri” de yer alıyor. 

Yaz tatilinin bitmesi ve okulların yakın zamanda açılacak olması, çocukların uzun yaz dönemi boyunca elde ettikleri konforun azalmasına ve sorumluluklarının artmasına neden olacağından; okula iyi bir hazırlık süreci geçirebilmek için okula dönüş festivalleri değerlendirilebilecek en iyi etkinlikler arasında yer alıyor. 

Çocukların ebeveynleri ile birlikte eğlenceli vakit geçirmesi ve eğitici etkinliklere katılması okula başlangıç sürecinin daha kolay geçebilmesine yardımcı oluyor. 

Okula dönüş etkinlikleri özellikle okul ile yeni tanışacak miniklerin uyum sürecinin daha kolay geçmesini sağlıyor. 

Şehre dönüş etkinlikleri genellikle; Temmuz ve Ağustos gibi yaz aylarında boş ve sessiz kalan şehir hayatının, Eylül ayının başında şehre dönüş yapan kişiler sayesinde eski doluluğuna ve eğlencesine dönüş yapabilmesi için gerçekleştirilir. 

Çocuklarınız ile birlikte keyifli bir zaman geçirebilmek için tercih edebileceğiniz okul öncesi etkinliklerinin yanı sıra sevdiğiniz sanatçıların farklı mekânlarda ve tarihlerde verdiği konserlere gidebilir, farklı etkinlik türlerini değerlendirerek yeni yemekler veya içecekler deneyebilir, hoşunuza giden pek çok sanat etkinliğini değerlendirebilirsiniz. 

Siz de yaşadığınız şehirde düzenlenen şehre dönüş etkinliklerini takip edebilir ve bilet temin ettikten sonra eğlencenin tadını çıkarabilirsiniz. 

Etkinlik Düzenlemek İçin Gerekli Olan Detaylar 

Etkinlik düzenlemek her ne kadar keyifli olsa da bir o kadar da yorucu olduğunu söylemek mümkün. Gerçekleştirilecek etkinliğin eksiksiz olabilmesi için hazırlıklarının en az bir ay öncesinden başlatılması gerekiyor. 

Kusursuz bir etkinlik düzenleyebilmek için bazı konulara dikkat edilmesi oldukça önem arz ediyor. Bu sayede hem işleriniz kolaylaşıyor hem de ortaya oldukça keyifli bir organizasyon çıkmış oluyor. 

Her bir detaya önem veriyor ve her şeyin kusursuz olmasını istiyorsanız planlı çalışmak size büyük yarar sağlayacaktır. Yapılan planlamanın yanı sıra her şeyi bir sıraya koymak ve belli bir görev listesine göre hareket etmek faydalı olacaktır. 

Öncelikle düzenlenecek olan etkinlik gerekli bir süreyi gerektirdiğinden en kısa zamanda başlamanız gerekir. 

Daha önce bir şehre dönüş etkinliği düzenlediyseniz eğer geri bildirimleri değerlendirmek işinize yarayacak ve daha kolay hareket etmenizi sağlayacaktır. 

Liste hazırlamak bu işin olmazsa olmazıdır. Hazırlayacağınız liste ile her adımınızı takip edebilir ve yapacağınız planlamayı rahatlıkla yönetebilirsiniz. Hazırlayacağınız listenin size uygunluk sağlaması önemlidir. Bu nedenle kendinize her bir görev için belli bir süre tanımlamanız, görevleri aciliyetine ve önem sırasına göre sıralamanız işinizi kolaylaştıracak ve aynı zamanda kendi kendinizi kontrol etmenizi de sağlayacaktır. 

Bir etkinliğin doğru şartlarda ve zamanda gerçekleşebilmesi ancak iyi bir ekip sayesinde mümkün olabilir. Etkinlik ekibinizi gözlemleriniz doğrultusunda seçeceğiniz kişilerden oluşturmanız işlerinizin sorunsuz ve daha kolay halledilebilmesine yardımcı olacaktır. 

Önem vermeniz gereken konulardan bir tanesi de yapacağınız etkinlik için bütçe ayarlaması yapmanızdır. Her etkinlik hangi alanda olduğu fark etmeksizin belli bir bütçe gerektirir. Bu nedenle öncesinde hangi zamanda ne kadar harcama yapacağınızı belirlemek ve tahsis etmek, istenmeyen sorunlar ile karşı karşıya kalma ihtimalinizi en aza indirgeyecektir. 

Şehre dönüş etkinlikleri oldukça kapsamlı ve yaygın olduğundan gerçekleştireceğiniz etkinliğin tarihini belirlemeniz ve bu doğrultuda bir yol izlemeniz gerekir. 

Bu tarz etkinlikler genellikle hafta sonları yapıldığından gerekli tarih ayarlamasına önem vermeniz herhangi bir aksiliğin yaşanmasını önleyecektir. 

Yapacağınız etkinliğe katılacak potansiyel kişileri göz önüne bulundurarak bir tarih belirlemelisiniz. 

Etkinliğin gerçekleşeceği tarih kadar yapılacağı mekân da önem arz eden konular arasında yer alır. Tercih edeceğiniz mekân için belli kriterleri göz ardı etmemelisiniz. Seçeceğiniz alanın kapasitesi dikkat edilmesi gereken konuların başında yer alıyor. Etkinliğe katılması beklenen katılımcılar için yeterli kapasiteye sahip olan bir mekân tercih etmelisiniz. Karar vereceğiniz yerin ulaşımını da göz önünde bulundurmalısınız. Gelecek misafirlerinizin alana toplu taşıma ya da taksi ile kolay bir şekilde erişim sağlayabilmesi, etkinliğe daha fazla katılım olabilmesi için açısından önemlidir. Yapılacak etkinliğin türüne göre mekândaki teknik sistem için de gerekli kontrolleri sağlamalısınız. Böylece ek bir ekipmana ihtiyacınız olup olmadığını belirleyebilir ve etkinlik sırasında teknik sistemden kaynaklanan bir problem yaşamamış olursunuz. 

Yapacağınız etkinlik bir tema üzerine kurulu olacaksa tüm detayları bu konu üzerine yoğunlaştırmalısınız. Dekorasyon, kıyafet, müzik, yemek gibi…

Gerçekleşen etkinlikte yiyecek ve içecek servisi bulunacaksa öncelikle ayarlamış olduğunuz mekânı değerlendirebilirsiniz. Koşulların uygun olmadığı durumlarda bir catering firması ile anlaşmanız gerekecek ise bazı detaylara dikkat etmeniz gerekir. Set menü mü yoksa açık büfe mi olacağını, özel diyet gerekliliği içerip içermediğini ya da servisin ne şekilde yapılacağını önceden belirlenmeli ve catering firması ile bu konular hakkında mutabık kalmalısınız. Anlaşma sağlayacağınız firmanın menülerini kesinlikle önceden tatmayı da ihmal etmemelisiniz. 

Yemek kadar içecek detayı da oldukça önemlidir. Öncelikle içkileri sipariş mi vereceğinize yoksa etkinlik süresinde tüketilen miktara göre mi ödeme yapacağınıza karar vermeniz gerekir. Ayırdığınız bütçe üzerinde kontrol sahibi olabilmek için en doğru yol ön sipariş vermektir ancak bu durumda konuklarınız için yeterli miktarı ayarlayamama riskinin bulunduğunu da göz önünde bulundurmalısınız. Açık bar da alternatifler arasında yer alır, değerlendirebilirsiniz. Yapacağınız etkinlik sırasında içecek dağıtımının daha kontrollü olmasını istiyorsanız; misafirlerinize içecek kuponları verebilir, masa başına şişeler için brief düzenleyebilir ya da gereksinim duyulması halinde yardımcı olabilecek personeller ayarlayabilirsiniz. 

Şehre dönüş etkinliklerinin olmazsa olmazlarından biri de müziktir. Bunun için yapacağınız etkinliğin türüne göre; DJ ayarlayabilir ya da canlı müzik yapan bir grup ile anlaşabilirsiniz. Bir başka yol ise ekibiniz ile birlikte bir çalma listesi hazırlamak olabilir. Dikkat edilmesi gereken en önemli nokta ise her şekilde gereken bütün donanıma sahip olmanızdır. 

Etkinliklerin ana amaçlarından biri gelen katılımcıların eğlenmesini sağlamaktır. Bunu için farklı aktiviteler ya da yarışmalar misafirleriniz için oldukça cazip gelebilir. 

Gerçekleştireceğiniz etkinlik konuşma ve ödüller içerecek ise; konuşmacıları ve konuşmaları, verilecek ödülleri önceden organize etmelisiniz. Tabi ki hoparlör ve mikrofon kontrollerini de ihmal etmemelisiniz. 

Etkinliğin akılda kalıcı olabilmesi küçük detaylara bağlıdır. Giriş sırasında ikram edilen içecekler, tuvaletlere konulan hoş kokulu taze çiçekler gibi… Bu sayede katılımcılar üzerinde olumlu etkiler bırakabilir ve memnun kalmalarını sağlayabilirsiniz. 

Profesyonel bir fotoğrafçı, etkinlik güvenliği ya da etkinlik ulaşımı gibi detayları da listenize ve planlarına dâhil etmeyi unutmalısınız. 

Tüm bu bilgileri değerlendirerek harika bir etkinlik planlayabilir, her şeyin istediğiniz şekilde gerçekleşmesini sağlayabilirsiniz. Bu sayede sadece misafirlerinizin değil uzun bir zamandır emek harcayan ekibiniz ile birlikte kendinizin de keyif almasına ve eğlenmesine katkıda bulunabilirsiniz.