Dosya arşivini düzenlemek çok sayıda fatura, makbuz ve belge işleyen herkes için oldukça önemlidir. Kağıtsız ofisler kulağa hoş gelse de birçok işletme, yasal zorunluluklar başta olmak üzere çeşitli nedenlerle kağıt belgeleri saklamak zorundadır. Bu nedenle hangi dosyaların önemli olduğunu, bunlara kimin erişmesi gerektiğini ve dosya arşivinin verimli bir şekilde nasıl yönetileceğini bilmek önemlidir. Dosya arşiv sistemi oluşturmak ya da düzenlemek için dosya dolapları, arşiv kutuları, dosya klasörleri ve dosya havuzları gibi fonksiyonel ürünler arasından seçim yapabilirsiniz.

Dosya Arşivleme Nasıl Yapılır?

Makbuzları ve faturaları uygun şekilde saklamak, her büyüklükteki işletmenin yapması gereken en önemli işlemlerden biridir. Var olmayan veya dağınık bir dosya arşivi, eksik makbuzlar nedeniyle vergi indirimlerini kaçırmanıza ve gelir vergisi döneminde fazladan ödeme yapmanıza neden olabilir. İşletmeniz denetime tabi tutulursa ve harcamalarınızı desteklemek için gerekli belgeleri sunamazsanız, taleplerinizin reddedilmesi ve vergi beyannamenizin yeniden değerlendirilmesi riskiyle karşılaşabilirsiniz. Dosya arşiv sistemi kurmak ilk bakışta zor gibi görünse de, işlevsel dosya aksesuarları ile pratik hale getirilebilecek nispeten kolay bir iştir.

Dosya Arşivlemede Hangi Ofis Araçları ve Aksesuarları Kullanılır?

Dosya arşivi oluşturmadan ve herhangi bir ofis malzemesi satın almadan önce ilk yapılması gereken, dosyalama sistemine karar vermektir. Dosyalama sistemleri genellikle numerik ya da alfabetik olarak oluşturulur. Müşteri bilgilerinin nasıl kayıt edildiğini, evrakların departmanlara ya da işlemlere göre ayrılıp ayrılmadığını belirlemek dosya sistemi için kritik bir adımdır. Numerik ya da alfabetik sistem arasından karar verdikten sonra, ihtiyaçlarınız için en uygun ofis dosya ekipmanları arasından kolayca seçim yapabilirsiniz.

Arşiv Kutuları ve Dosya Dolapları: İyi organize edilmiş bir çalışma alanının, çalışanlar üzerinde çok sayıda faydası vardır. Düzenli bir ortam, dikkat gerektiren alanlara net bir şekilde odaklanmayı kolaylaştırır. Aynı zamanda vakitten tasarruf sağlar. Hangi çalışanların dosyalara erişmesi gerektiğini ve nerede çalıştıklarını düşünün. Günlük olarak erişilmesi gereken çok sayıda dosya varsa dosyalar, her an erişebilir olmalıdır. Daha nadir kullanılan dosyaların çalışma alanında olması gerekmeyebilir. Bazı dosyalara günlük olarak ihtiyaç duyulurken diğerleri daha uzun süre depoda saklanabilir. Dosya dolapları arasından seçim yaparken gelecekteki ihtiyaçlar da göz önüne alınarak, sahip olunan dosyaların iki katını düşünüp seçim yapmak gerekebilir.

Etiket ve Barkod Sistemleri: Dosya etiketlerini okuyabilmek basit bir adım gibi görünebilir. Ancak doğru düzenlenmiş bir etiket sistemi hayal edebileceğinizden daha fazla faydaya sahiptir. Etiket ve barkod markaları, en popüler kelime işlem yazılımlarına entegre olabilen çeşitli şablonlar sunar. Tek tek etiket basabilen, küçük etiket sistemleri sayesinde dosya arşivinizi geliştirebilirsiniz. Ofis ögelerini gruplandırarak ve etiketleyerek farklı ögeleri daha iyi organize edebilir ve bunları doğru kategorilere yerleştirebilirsiniz.

Dosya Klasörleri, Dosyalar ve Diğer Sarf Malzemeleri: Dosya arşivi oluştururken en uygun fiyatlı ve en iyi yatırım, renkli klasörler satın almaktır. Kategoriler oluşturmak için dosya renklerini kullanmak pratik bir yöntemdir. Örneğin, tüm müşteri dosyalarınızı sarı klasörlerde, finansal bilgileri mavi klasörlerde ve pazarlamaya belgelerini kırmızı klasörlerde saklayabilirsiniz. Böylece belirli bir dosyayı nerede aramanız gerektiğini, sadece renklere bakarak kolayca görebilirsiniz. Dosya klasörleri; plastik, kağıt ve halkalı modellerle satışa sunulur. Saklama işlevleri aynı olmakla birlikte, malzeme kalitesi ürünün kullanım ömrünü belirler. İşletmeniz için "kağıtsız bir ofise" geçmeye çalışıyorsanız, gider makbuzlarını fonksiyonel tarayıcı modelleri ile tarayabilir ve diğer dijital muhasebe dosyalarınızla birlikte saklayabilirsiniz. Bazı bulut tabanlı muhasebe yazılımı uygulamaları, akıllı telefondan gider faturasının resmini çekmenize ve anında kaydetmenize olanak tanıyan mobil uygulamalarıyla süreci kolaylaştırabilir.

ARA
Giriş Yap
0Sepetim

Dosya Arşivleme

3.580 ürün var
  1. Markalar A-Z
    1. Bigpoint
    2. Leitz
    3. Noki
    4. Kraf
    5. 2K
    6. Umix
    7. Esselte
    8. Bafix
    9. Comix
    10. Serve
    11. Önder
    12. Busquets
    13. Cassa
    14. Globox
    15. Elba
    16. Morning Glory
    17. Temat
    18. OPS
    19. MAS
    20. AraBulGelsin
  2. Fiyat Aralığı
    -
  3. Ürün Puanı
  4. Fırsat Ürünleri
  5. Satıcı A-Z
DSACategoryId/2147483643/15344/15010
Başa dön